Amaç:

Bu prosedür, Mayteks Örme San. ve Tic. A.Ş.’de etik dışı olay, davranış ve faaliyetlerin tespit edilmesini ve önlenmesini sağlamak için, çalışanların gizli, sınırsız ve misilleme korkusu olmadan bu tür durumları bildirmelerine olanak tanıyan bir whistleblower mekanizmasını tanımlamaktadır.

Kapsam

Prosedür, tüm Mayteks Örme San. ve Tic. A.Ş. çalışanlarını, tedarikçilerini, taşeronlarını ve iş ortaklarını kapsar. Herhangi bir etik dışı davranış, yolsuzluk, ayrımcılık, taciz, güvenlik ihlali veya şirketin değerleri ve politikalarına aykırı diğer faaliyetler bu prosedürün kapsamındadır.

Uygulama

Bildirim Yöntemleri

1. E-posta: Çalışanlar, etik dışı davranışları bildirmek için [personelmanisa@mayteks.com - mayteks@mayteks.com] adreslerine e-posta gönderebilir.

2. Anonim Bildirim Kutusu: Fabrika ve ofis alanlarında yer alan "Güvenli Dilek-Şikayet Kutuları" aracılığıyla bildirim yapılabilir.

Misilleme Yasağı

• İhbarcılar, bildirimleri nedeniyle herhangi bir ayrımcılık, dışlanma, işten çıkarılma veya başka bir misilleme ile karşılaşmaz.

• Misilleme yapan kişi veya kişiler hakkında şirket politikaları doğrultusunda disiplin süreci başlatılır.

Değerlendirme ve İşleme Alma

1. Bildirimler, Etik Kurul tarafından değerlendirilir.

2. Öncelikle bildirimde bulunanın güvenliği sağlanır.

3. Şirket politikalarına aykırı faaliyetlerin tespit edilmesi durumunda gerekli düzeltici ve önleyici aksiyonlar alınır.

4. Sonuçlar, mümkün olan en kısa sürede ilgili taraflara geri bildirilir.

İLETİŞİM ve UYGULAMA

Bu prosedürün doğru anlaşılması ve uygulanması için Sosyal Uygunluk Sorumlusu tarafından yılda en az bir kere tüm Mayteks Örme San. ve Tic. A.Ş. çalışanlarına ve paydaşlarına eğitim verilir. Ayrıca var olan kanun veya müşteri gereksinimlerinin değişmesi durumunda Sosyal Uygunluk Sorumlusu tarafından gerekli bilgilendirmeler yapılır. Prosedürün işlerliği çeşitli zamanlarda denetimler, çalışan görüşmeleri veya çalışan memnuniyeti anketleri vasıtasıyla kontrol edilir. Herhangi bir yanlışlık veya uygulama hatası olması durumunda Sosyal Uygunluk Sorumlusu ile iletişime geçilir ve gerekli düzeltmeler yapılır. Prosedürün eğitim kısmı aşağıdaki şekilde gerçekleşmektedir;

- Çalışanlar işbaşı yaptıklarında, Sosyal Uygunluk Sorumlusu tarafından düzenlenen oryantasyon eğitiminde prosedür hakkında bilgilendirilirler.

- Orta ve üst düzey yönetimde yeni bir çalışanın işe başlaması durumunda, İnsan Kaynakları Sorumlusu tarafından düzenlenen oryantasyon eğitiminde prosedür hakkında bilgilendirilirler. - Bu prosedür ve eğitim materyalleri herhangi bir değişiklik olmaması durumunda her yıl düzenli olarak revize edilir. Yıl içerisinde bir değişiklik olması durumunda gerekli revizyon yapılır.

KONTROL VE İYİLEŞTİRME

Bu prosedür kapsamında yapılan çalışmalar İnsan Kaynakları Sorumlusu ve/veya Sosyal Uygunluk Sorumlusu tarafında düzenli olarak takip edilir. Bu takip sırasında bulunan prosedür dışı bir durum tespit edilmesi durumunda; kök neden analizi yapılır, gerekli düzeltme yapıldıktan sonra çalışanlara, ilgili bölüm sorumlularına bilgilendirme yapılır.